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浅谈OA系统与Portal门户的差异

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浅谈OA系统与Portal门户的区别

随着社会信息化的发展与进步,OA办公自动化软件打破了传统复杂的办公方式,使各个行业实现了高效的无纸化办公。由此一来OA快速成长为继财务软件、ERP软件之后的第三大管理软件。随着企业信息化系统的不断增多与SOA集成技术的发展,企业需要一个应用框架,将各种应用系统、数据资源和互联网资源集成到一个信息管理平台上,并实现单点登录,以统一的用户界面提供给使用者,这时Portal门户平台被广泛应用。

目前OA系统也实现了对其他系统的单点登录,用户可登录OA系统访问或直接操作其它业务系统/报表/BI等,OA系统功能逐渐与Portal门户平台功能趋同,但是在一定程度上两个系统之间还是存在很大的区别,下面就来具体分析下二者的区别。

1 系统定义

1.1 OA办公系统

OA系统的英文全称是Office Automation System ,即办公自动化系统。OA是面向组织的日常管理和运作,是员工与管理者使用频率最高的应用系统,它将企业办公和电脑网络技术相结合,自1985年国内召开第一次办公自动化规划会议以来,OA在应用内容的深度与广度、IT技术运用等方面都有了新的变化和发展,并成为组织不可缺的核心应用系统,OA主要推行一种无纸化办公模式。

1.2 Portal门户平台

Portal是一种平台类Web应用,通常用来提供个性化、单点登录、聚集各个信息源的内容,并作为信息系统表现层的宿主。Portal通过内置Mashup聚合机制将来自各个信息源的内容集成到一个Web页面里,把各种应用系统资源、数据资源、信息资源统一无缝融合,根据每个用户使用特点和角色的不同,形成个性化的应用界面,并通过的对事件和消息的处理传输把用户有机地联系在一起。

2 功能介绍

市面上不同制造商的OA办公系统与不同制造商的Portal门户平台在功能上各有千秋,这里将挑出一些常见的功能进行阐述。

2.1 OA办公系统

1.协同工作

主要对日常的工作沟通协作流程进行管理,用户可以在该模块中实时了解工作任务的进展,并根据具体情况给予修改、审批、回退等操作。满足企业日常流程处理,快速实现流程准确调整。

2.知识管理

以知识中心或知识社区的形式体现,企业可以在知识中心建立知识目录体系,并由管理人员发布企业内部的知识文档、管理心得等,员工可以在此基础上查看或共享知识文档。

3.行政管理

主要管理企业内部人员的考勤、请假、出差、档案等情况,包括员工的生日提醒等。

4.资源管理

主要对企业的资产信息、资产折旧、车辆、图书、办公用品进行管理。除了资源管理还包括常见的会议管理功能,例如对会议室管理、会议记录、会议召开等。

5.信息中心

主要用于企业统一发布一些内部新闻,并可以对新闻进行评论,发布的通知可以通过OA短信或手机短信形式发送给员工。

6.图形报表

管理者可以以图形或报表的方式多维度查看企业状况,使管理有据可依,主要查看OA内部的商务报表(客户状态、地区、规模)、人事档案、公司新闻公告数据等。

7.系统管理

OA的系统管理包括组织管理、职务管理、岗位管理、权限设置、角色管理等,即定义企业总部与各部门的组织架构,并对不同角色的职务进行统一的设置及管理,系统中内置多种权限定义,企业可以自由定义。

8.系统集成

成熟的OA系统通常也具有系统集成接口及扩展开发机制,在项目实施过程中,通常通过二次开发来实现相关的系统跟OA系统自身进行对接。

2.2 Portal门户平台

1.单点登录

Portal门户的单点登录功能指只需进行一次CAS认证就可以访问所有其它的应用,这意味着员工无需再分别登录每一个系统去完成工作任务。举例来说,员工输入一次用户名和密码登录了企业特定的应用中心后,就能自由的访问人力资源系统、客户管理系统和其它的应用。

2.权限控制

Portal门户中有严格的权限控制体系,主要用来控制不同级别人员的访问权限,通过对角色、用户、群组进行授权,从而对用户、群组、角色进行统一管理。

3.应用整合

应用整合主要把企业各个应用系统的功能整合到统一的界面上展现,同时实现跨应用系统间的工作流程整合、应用间的数据共享,使应用间、用户间可以更好的协作。

4.数据分析

Portal门户平台可以收集不用应用系统间的业务数据,并把这些数据进行统一的分析整理,最终以各种文档、图形、图表的形式展现给管理层,使他们掌握公司业务运营情况。

5.多种门户

使用Portal门户平台可以搭建属于企业自己的应用门户(企业应用中心)、数据门户(企业各个应用数据统计分析看板)、信息门户(企业官方网站、企业外部交流论坛、企业官方博客、企业内部交流知识门户等)。

6.通讯管理

门户中的通信管理包括两部分,一种是基于门户实现的站内通讯,用户可以在此发送站内消息,收件人在登录应用中心的时候,右下角会弹出消息提醒,另一种是接入第三方邮件,在此可以接收来自外部邮件系统的邮件,并进行消息提醒。

7.个性化

Portal门户平台的个性化体现在两个方面,分别为页面的个性化和内容的个性化,页面的个性化是用户可以根据自身的爱好决定页面的布局和颜色;内容的个性化是用户可以根据自身的工作需要来决定界面上显示哪些内容。

8.定制开发

Portal门户产品具有的技术架构与规范的代码,为用户之后的Portlet组件、主题、功能的快速扩展提供了便利条件,可以根据客户需求灵活定制开发。

3 对比分析

因为这两款产品在不同的领域有不同的作用,笔者主要对两者功能相近的地方进行区别。

3.1 业务层面

OA办公系统主要是实现企业流程与人之间的协作,用于满足于企事业单位内部信息交流、共享、流转处理;内置多种提高工作效率的信息化设备和应用软件(HR人力管理、商务管理、资源管理、会议管理等),意在打造办公自动化,实现企业无纸化办公。

Portal门户平台主要实现系统间的整合,它可以将企业的所有应用系统集成在统一的界面上,这些系统包括:OA办公系统、财务系统、CRM客户管理系统、HR人力管理系统、进销存系统等,Portal更多的是一种前端界面层集成平台的概念,帮助企业系统的集成架构更标准化、统一化。

在流程处理方面,Portal门户平台不预置协同办公功能,但是Portal门户平台可以将其它应用系统(包括OA系统)的待办流程集成在一起。

3.2 功能层面

OA办公系统和Portal门户平台一样,内置多种门户功能,但是它们之间是存在差别的。

浅谈OA系统与Portal门户的差异

3.3 集成层面

OA系统的集成主要是实现其它系统跟OA系统的对接,是OA产品演进出来的高级特性;而Portal就是为界面层面集成而产生的,专门就是为了解决所有系统无缝对接,形成一个统一的门户平台,通常做为企业信息化的入口,OA系统也通常被集成于Portal门户平台中。

从技术层面来说OA办公系统是在UI页面基础上对用户需要的内容进行扩展,在集成方面稍弱一些,因为OA系统缺少标准接口,如果采用完全定制开发的集成模式,可能会给升级、系统性能带来一些风险和隐患。

Portal门户平台是专业应用于SOA集成领域的集成产品,无论是在解决方案中还是在案例上都更具有优势,而产品本身也遵循jsr168、286等标准规范,无论是企业现有的遗留系统,还是后续新增的信息化系统,都可以在构建的可平滑升级的架构平台上进行快速集成。

笔者一直接触Portal门户平台产品,近期发现OA产品功能有些地方与Portal门户平台产品相似,所以进行了一些研究对比,本文来自于个人见解,如果大家对这两款产品有什么看法或是更好的研究,可以加入技术交流群进行讨论299719834。


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